Jak zgłosić prowadzenie ksiąg przez biuro rachunkowe?

Jak zgłosić prowadzenie ksiąg przez biuro rachunkowe

Formalności związane z prowadzeniem ksiąg przez biuro rachunkowe są przytłaczające i skomplikowane. Warto jednak zaznajomić się z podstawowymi zasadami i paragrafami, dzięki którym unikniemy przykrych incydentów prawnych. Jak zawiadomić Urząd Skarbowy o zawarciu umowy z biurem rachunkowym związanej z prowadzeniem księgi przychodów i rozchodów? Co należy wiedzieć na temat wniosku CEIDG-1? Czy ubezpieczenie od odpowiedzialności to sposób na zmniejszenie odpowiedzialności biura rachunkowego? Odpowiedzi na te pytania znaleźć można w poniższym artykule, do którego przeczytania serdecznie zapraszamy wszystkich zainteresowanych czytelników.

Jak zawiadomić Urząd Skarbowy o zawarciu umowy z biurem rachunkowym związanej z prowadzeniem księgi przychodów i rozchodów?

Kwestie bezpośrednio związane z zawiadomieniami o powierzeniu prowadzenia naszej księgi podatkowej zewnętrznej firmie reguluje rozporządzenie Ministra Finansów na temat prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Kiedy zwrócimy uwagę na odpowiedni paragraf, wówczas możemy dojść do wniosku, że jeśli podatnik zlecił prowadzenie księgi biuru rachunkowemu, wówczas ten sam podatnik musi w ciągu 7 dni od chwili zawarcia umowy z biurem, zawiadomić naczelnika Urzędu Skarbowemu. Należy złożyć odpowiednie zawiadomienie o prowadzeniu księgi, a to wbrew pozorom nie jest kwestia problematyczna. Konieczne jest jednak wskazanie nazwy i adresu biura rachunkowego, a także dokładny adres, w którym księga jest prowadzona i przechowywana. Nie można zapominać o dowodach, które związane są z prowadzeniem tej księgi. Przepisy jednak nie określają dokładnie, w jakiej formie należy powiadomić naczelnika o tym, że księgi zostały powierzone zewnętrznej firmy. W praktyce jednak składane jest pismo, które zawiera dane identyfikujące podatnika. 19 maja 2016 roku wprowadzono nowe ustawy. Na podstawie tych przepisów można było dojść do wniosku, że jeśli prowadzenie księgi zostało zlecone biuru rachunkowemu, wówczas w ciągu 7 dni od zawarcia umowy należy zawiadomić Urząd Skarbowy, któremu zawiadomienie o prowadzeniu księgi zostało złożone. Należy przy tym skrupulatnie wskazać adres biura, nazwę, a także adres prowadzenia i przechowywania ksiąg i dowodów. Tego typu zawiadomienie może być złożone na podstawie przepisów o „swobodzie działalności gospodarczej”.

Co należy wiedzieć na temat wniosku CEIDG-1?

Wcześniej wspomniane wprowadzenie przepisów umożliwiło przedsiębiorcy szybkie i skuteczne złożenie zawiadomienie do Urzędu Skarbowego. Informuje o prowadzeniu księgi przez biuro rachunkowe. Można tego dokonać za pośrednictwem specjalistycznego wniosku CEID-1. Dokument ten sprawdzi się doskonale w przypadku aktualizacji ewentualnych danych. We wniosku należy w sposób szczególny zwrócić uwagę na dwie rubryki- 21 i 22. W tej pierwszej należy umieścić podstawowe informacje, czyli nazwę firmy, a także NIP danego biura rachunkowego, z którym zawarto umowę o prowadzenie księgi. Nieco inaczej wygląda to w przypadku rubryki 22, bowiem tam wpisywany jest adres przechowywania dokumentacji rachunkowej podatnika. Warto zwrócić uwagę na te kwestie- wbrew pozorom nie są one oczywiste dla wszystkich przedsiębiorców. Wniosek CEIDG-1 to również gwarancja zgłoszenia do naczelnika Urzędu Skarbowego. Z czystym sumieniem można uznać, że przedsiębiorca może złożyć naczelnikowi urzędu zawiadomienie za pomocą wniosku CEIDG-1. Nie ma konieczności składania odrębnego zawiadomienia, wybierając się osobiście do skarbówki. Należy jednak podkreślić, że zawiadomienie związane ze zleceniem prowadzenia księgi podatkowej należy złożyć w ciągu 7 dni od dnia, w którym umowa z biurem została zawarta.

Czy ubezpieczenie od odpowiedzialności to sposób na zmniejszenie odpowiedzialności biura rachunkowego?

Dla niektórych osób nieco zastanawiająca może okazać się kwestia tego czy ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej to sposób na to, aby zmniejszyć odpowiedzialność biura rachunkowego. W tym miejscu warto wspomnieć o tym, że jednoosobowe działalności gospodarcze i biura rachunkowe muszą mieć ubezpieczenie OC. Jest to skuteczna ochrona przed ewentualnym wyrządzeniu szkód klientom. Nie trzeba być specjalistą, aby móc wywnioskować, że pomimo wszystko odpowiedzialność biura rachunkowego jest stosunkowo duża. Przykładowo przedsiębiorcy, którzy chcą wykazać ewentualne nieprawidłowości w działaniu, muszą pamiętać o dysponowaniu dowodami w formie pisemnej. Doskonałą alternatywą są chociażby wiadomości znajdujące się na poczcie elektronicznej lub SMS. Powinny znajdować się w nich prośby o wyjaśnienie ewentualnych wątpliwości. Na tej podstawie możliwe jest wykazanie należytej staranności po stronie przedsiębiorcy, który to nie jest przecież specjalistą. W tym przypadku można będzie wywnioskować, że ekspert w sposób nieodpowiedni realizował zadania, które wskazane były na umowie. Dlatego ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej jedynie częściowo zmniejsza odpowiedzialność danego biura rachunkowego.