Jak rozliczać noclegi pracowników?

Podróże służbowe odbywa na co dzień bardzo wielu pracowników. Coraz więcej firm oferuje także swoim podwładnym darmowe noclegi, a czasami nawet wynajmuje im mieszkania. Problem pojawia się jednak w kontekście rozliczania owych noclegów. Inne bowiem zasady dotyczą delegacji, inne zaś noclegów pracowniczych czy wynajmu mieszkań. Jak rozliczać noclegi w firmie? Odpowiadamy.

Rozliczanie noclegów w delegacji

Delegacja może mieć różny charakter – niektóre z nich trwają jeden dzień, podczas gdy inne nawet kilka tygodni. W przypadku dłuższej delegacji, która obejmuje minimum jedną noc, pracodawca zobowiązany jest zapewnić pracownikowi nocleg. Może on albo zapłacić za miejsce noclegowe albo wypłacić pracownikowi ryczałt za noclegi. Najczęściej jednak pracodawcy opłacają fakturę za hotel pracownika. Jak rozliczyć taki nocleg? Otóż po zakończeniu podróży służbowej pracownik powinien przedstawić fakturę za hotel. Co ważne, dokumentem potwierdzającym musi być właśnie faktura, a nie paragon czy rezerwacja noclegu. Wartość faktury możemy wtedy zaliczyć w koszty uzyskania przychodu. Pracownik nie wykazuje natomiast przychodu z tytułu opłacenia przez pracodawcę noclegu. Co natomiast w sytuacji, gdy delegacja trwa dłużej, niż miesiąc? Co do zasady, pracownik pod koniec danego miesiąca powinien otrzymać fakturę od hotelu. Dzięki temu będziemy mogli przypisać koszt do miesiąca, w którym powstał. Jeżeli pracownik przebywa w delegacji kilka tygodni lub miesięcy, to pracodawca może wynająć mu na ten czas mieszkanie. Jego właściciel również powinien wystawić fakturę za usługę. Na tej podstawie możemy opłatę za nocleg zaliczyć do kosztów. Zasada ta dotyczy zarówno noclegów, które odbywają się na terenie kraju, jak i tych, które mają miejsce poza jego granicami.

Rozliczanie noclegów pracowniczych

Zasady rozliczania noclegów pracowniczych są nieco inne niż te dotyczące delegacji. Zazwyczaj noclegi pracownicze mają charakter długoterminowy, dlatego nie mają one miejsca w hotelu, a w specjalnie do tego przeznaczonych kwaterach. Ich właściciele powinni co miesiąc wystawić firmie fakturę za noclegi pracowników. Pojawia się pytanie, czy noclegi pracownicze mogą stanowić koszt dla pracodawcy? W tym temacie pojawia się wiele nieścisłości. Noclegi pracownicze przeznaczone są bowiem dla osób, które pracują poza miejscem zamieszkania. Przykładowo, jeżeli firma działa w Warszawie, a świadczy usługi w Gdańsku, to pracownikom należy się nocleg. Na ogół może on stanowić koszt uzyskania przychodu, ponieważ pozwala zabezpieczać zyski pracodawcy. Gdyby nie nocleg, część pracowników nie zdecydowałaby się pracować poza domem, a więc nie wykonywałaby usług w obcym mieście. Jeżeli zaś koszt służy zabezpieczeniu źródeł przychodu bądź pozyskaniu przychodu, to może być kosztem podatkowym. Niemniej jednak istnieje jeszcze jeden, bardzo ważny aspekt. Otóż pracownicy powinni rozliczyć wartość noclegu w swoim podatku PIT. Oznacza to, że nocleg pracowniczy stanowić będzie ich przychód. Organy podatkowe stoją na stanowisku, że jeżeli pracodawca zaliczy noclegi w koszty, to musi również wykazać przychód u pracownika. Tak też najczęściej robią pracodawcy, aby uniknąć jakichkolwiek uwag ze strony urzędów skarbowych.

Rozliczanie noclegów prywatnych

Obecnie bardzo wiele firm oferuje swoim pracownikom noclegi bądź nawet wynajem mieszkania. Dotyczy to w szczególności osób, które zajmują w firmie wysokie stanowiska. Jest to swego rodzaju element reklamowy i mający na celu zachęcenie potencjalnego kandydata do podjęcia pracy w danej firmie. Niemniej jednak pojawia się pytanie, czy zakup noclegu dla osoby, która nie jest w podróży służbowej, może być kosztem uzyskania przychodu? Ograny podatkowe zajmują w tej kwestii niejednoznaczne stanowisko. Niektórzy twierdzą, że po spełnieniu kilku warunków nocleg może stanowić koszt podatkowy. Inni zaś są zdania, że pracownik sam powinien zapewnić sobie nocleg, jeśli nie przebywa w delegacji lub nie został do pracy delegowany. Niemniej jednak bez względu na to, czy wartość noclegu uznamy za koszt, czy też nie, zawsze musimy wykazać przychód pracownika. Otrzymuje on za darmo świadczenie, zatem jego wartość zawsze będzie przychodem.

VAT a noclegi

W kwestii rozliczania noclegów musimy poruszyć jeszcze tematykę podatku VAT. Jest to bowiem nieodłączny element każdej faktury za noclegi. VAT na usługi noclegowe wynosi zazwyczaj 8%, choć zdarzają się również przypadki, gdy na fakturze znajdziemy stawkę podstawową, a więc 23%. Z zasady podatku VAT od usług noclegowych nie możemy odliczyć. Oczywiście w tej kwestii są pewne wyjątki. Niemniej jednak jeśli wysyłamy pracownika w delegację bądź zapewniamy mu nocleg pracowniczy, to nie mamy prawa do odliczenia VAT. Co innego, jeśli na fakturze nie jest dokładnie określone, czego dotyczy dana usługa hotelowa. Jeżeli znajdziemy na niej zapis “usługa konferencyjna” czy “usługa kompleksowa”, to zazwyczaj mamy prawo odliczyć VAT. Nie wiemy bowiem, jaki procent stanowi sam nocleg, a jaki pozostała część usługi.